秘密保持契約(NDA)を従業員と締結すべき理由と締結時の注意点

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従業員や元従業員による営業秘密や顧客の個人情報の漏洩が、社会的に問題となっています。このような情報漏洩は、企業の社会的信用性を低下させるとともに、企業が多額の損害賠償責任を負うおそれがあり、それによって企業に多大な損失を与える可能性があります。一度情報漏洩が起きると、インターネット上で拡散されるなどにより、情報漏洩前の状態に戻すことは現実的に不可能です。

このように、一度情報漏洩が起きてしまうと、被った損害を回復することはほぼ困難であるため、事前にリスクを予見して予防策を講じることが必要不可欠です。

多くの企業では、情報漏洩対策の一環として従業員と秘密保持契約を締結しています。もっとも、秘密保持契約を作成・締結する際のポイントや、秘密保持契約の締結にあたり注意すべきポイントがよくわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回は、従業員との秘密保持契約を締結する必要性、秘密保持契約の締結が必要な従業員の範囲、秘密保持契約を締結するタイミング、秘密保持契約書作成のポイント、締結時の注意点などについて解説します。

従業員と秘密保持契約を締結する必要性

そもそも、なぜ従業員と秘密保持契約を締結する必要があるのでしょうか。そこで、まずは企業が従業員と秘密保持契約を締結する必要性について説明します。

1.情報漏洩対策として必要

秘密保持契約は、従業員の不正行為等による重要な営業秘密や顧客情報の漏洩を予防するために、重要な役割を果たします。
役職や所属部署によって扱う情報の内容や重要度は異なりますが、従業員の多くは、企業が独自に開発した技術・ノウハウに関する情報や顧客の個人情報を扱う機会があります。その際、従業員が自己の利益を図るために、業務上知り得た技術情報を不正に利用することや、顧客の個人情報を持ち出して外部の業社に売却するなどの不正行為を行う可能性も考えられます。また、会社に対して反感を持つ従業員が、意図的に会社の重要な情報をインターネット上に漏洩させるケースも実際に起こっています。このような不正行為を未然に防ぐために、会社は従業員と秘密保持契約を締結し、会社の機密情報等を私的に利用しないことや、外部に漏洩させないことを誓約させておくことが大切です。

2.退職時の競業避止にも有効

秘密保持契約は、従業員の退職後に競業避止義務を課して、競合他社に転職した元従業員による情報漏洩を防止するのにも有効です。従業員が在職中は、労働契約の付随義務として競業避止義務を負わせることができますが、退職後は原則として競業避止義務を負うことはなく自由に転職できます。実際に、従業員が退職後、競合他社に転職することはありえることです。もっとも、退職した従業員が、会社の秘密情報を漏洩・利用して転職先である競合他社の利益に貢献してしまうと、会社にとっては結果的に得られたはずの利益を失うという損失を被ることになってしまいます。

2016年10月～2017年1月に経済産業省と情報処理推進機構（IPA）が実施した「企業における営業秘密管理に関する実態調査」によると、情報漏洩があった企業に営業秘密等の情報が漏洩した経路を尋ねたところ、「中途退職した正規社員による」漏洩があったと回答した企業は24.8%に上ったそうです。悪意のある中途退職者による情報漏洩を完全に阻止することは不可能ですが、退職時に秘密保持契約を締結しておくことで、ある程度の抑止効果は期待できます。また、仮に元従業員による情報漏洩により会社が多大な損害を被った場合、会社は元従業員に対し秘密保持契約違反による損害賠償を求めることが可能となります。

秘密保持契約が必要な従業員の範囲

秘密保持契約を締結するのは正社員だけでよいのでしょうか。あるいは、アルバイトや派遣社員などの非常勤職員とも締結する必要があるのでしょうか。ここでは、秘密保持契約の締結が必要な従業員の範囲について説明します。

1.派遣社員やアルバイトにも必要？

繁忙期の間など、一時的に雇用するアルバイト社員の場合、その都度、秘密保持契約を締結するのは面倒に思えるかもしれません。しかし、アルバイト社員が業務中に顧客データを扱う場合、その顧客データを流出して大きな問題に発展する可能性も考えられます。一時的に雇用する場合でも、顧客や従業員の氏名や住所、マイナンバー、クレジットカード情報などの個人情報を扱う業務を担当する場合は、秘密保持契約を締結しておくべきです。例えば、発送業務や電話対応業務などにおいて、顧客の氏名、住所、電話番号などの個人情報を扱う場合があります。そのような業務を行うアルバイト社員を雇用する際には、情報漏洩を未然に防ぐために、「社内で扱うデータの複製や持ち出しを禁止する」など、必要な禁止事項を明記した秘密保持契約を締結しておくことが必要です。特に、アルバイト社員の場合は、会社に対する忠誠心が低く会社の社員であるという意識が希薄な場合があるため、そのようなアルバイト社員がSNS上に安易に会社の機密情報を書き込んでしまう、などの事件が実際に何度も起こっています。

2.グループ会社や業務委託先の従業員は？

業務委託先の企業に顧客情報を取り扱う業務を委託する場合、企業間で秘密保持契約を締結する場合が多いです。
では、子会社やグループ会社などの関連会社に、顧客情報を取り扱う業務を委託する場合はどうでしょうか。子会社や関連会社などの場合は、あくまで企業グループ内における業務委託にすぎないため、秘密保持契約を締結する必要がないと考える方もいるかもしれません。

しかし、2014年に発覚したベネッセコーポレーションの顧客情報流出事件では、関連会社に勤務する派遣社員が大量の顧客情報を名簿業者に売却したことがきっかけで、ベネッセは顧客からの信頼を失い、経営不振に陥る事態にまで発展しました。ベネッセの事件は、業務委託先が関連会社だからといって、安易に信用するのは危険だということを示唆しています。そのため、業務委託先がグループ会社といえども、業務委託先と秘密保持契約を締結し、当該業務委託先に顧客データなどの個人情報の管理を厳重に行うことを誓約させる必要があります。また、業務委託先に対しても、自社以外の従業員に対しては管理が行き届きにくいので、業務委託先が顧客データを取り扱う従業員一人ひとりと秘密保持契約を締結していることを確認する必要があります。

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秘密保持契約を締結するタイミング

従業員と秘密保持契約を結ぶ必要があるのは一度だけではありません。ここでは、従業員と秘密保持契約を締結するタイミングについて説明します。

1.入社時

従業員と秘密保持契約を結ぶ最初のタイミングは従業員の入社時です。入社時に身元保証書や給与振込先口座の届出書などの必要書類と一緒に、個人情報保護に関する誓約書や秘密保持契約書の提出を義務付けている企業は多いです。入社時にオリエンテーションを実施している場合は、オリエンテーションの際に秘密保持契約の内容や罰則規定について説明し、理解を促進することで、より情報漏洩の抑止効果が高まるでしょう。
また、最近は入社前に３～６ヵ月程度に渡り就業体験ができる長期インターンシップを導入する企業も増えています。インターン生が社内の秘密情報や顧客情報などにアクセスする可能性がある場合は、インターンシップ実施前に、インターン生との間で秘密保持契約を締結するようにしましょう。

2.異動・昇格・プロジェクト参加時

従業員が入社から数年後に、社内で独自に開発したノウハウや営業戦略などの重要な秘密情報を取り扱う部署に異動する場合があります。また、従業員が、重要なポジションに昇格し、会社の秘密情報にアクセスできるようになる場合もあります。このような場合は、異動または昇格のタイミングで、取り扱う秘密情報を明記した秘密保持契約を締結する必要があります。

特に情報処理・IT部門、技術開発部門、営業部、マーケティング部、人事部、経理部などの部長クラスに昇格した場合、重要な企業秘密や個人情報に触れる機会が多くなります。重要な企業秘密の漏洩を予防するためにも、昇格のタイミングで、漏洩のリスクがある秘密情報を明記した秘密保持契約を締結しておくことが大切です。
また、M&A検討プロジェクトなど重要な秘密情報を扱うプロジェクトに参加する際も、プロジェクトで扱う秘密情報を明記した秘密保持契約を締結すると良いでしょう。

3.退職時

前述のとおり、中途退職した社員が営業秘密を漏洩するケースは多いため、退職時にも秘密保持契約を締結する必要があります。営業部員が競業他社に転職する際に、自社の顧客リストを持ち出して転職先で利用するなどのリスクも想定されます。そのため、退職時の秘密保持契約書には、在職中に所持していた秘密情報の破棄や返還を義務付ける規定や、転職後にはこれまでの業務で取得した秘密情報を漏洩・利用しないことを誓約させる規定を含めることが大切です。
従業員が退職後に競合他社に転職する場合、自社の営業秘密や戦略が漏れてしまう可能性もあります。そのため、従業員が退職する際、退職後一定期間は、自社と競合する企業への就職や、競合する事業の経営や起業を禁止する競業避止義務を課す契約を結ぶことも考えられます。

ただし、退職後の競業避止義務については、憲法で保証されている職業選択の自由を不当に制限しない範囲に効力が限定されています。競業避止義務の効力が認められる前提として、保護に値する秘密情報の存在、及び従業員の地位、禁止される競業行為の範囲、地域や期間の限定などを総合的に考慮して、競業避止義務が合理的であると認められる必要があります。

競業禁止を契約書や誓約書で定める際の注意点・退職後の競業阻止義務は？

秘密保持契約書作成のポイント

企業が秘密保持契約を作成する際、ネット上で「秘密保持契約　雛形」「秘密保持契約　テンプレート」などと検索して見つけた契約書を使用するケースも多いようです。しかし、ネット上で見つけた雛形をそのまま利用すると、必要な項目が抜けている可能性もあるため注意が必要です。秘密保持契約を作成する際に押さえておきたい重要なポイントについて説明します。

1.秘密の範囲を特定すること

秘密保持契約を作成する上で重要なのが、「どのような情報を秘密情報とするのか」を明確に定義することです。秘密保持契約で保護の対象とする秘密情報の対象が曖昧であると、現実に情報漏洩があった場合、会社が情報漏洩をした従業員に対し損害賠償請求ができなくなる可能性があります。また、秘密情報の範囲があまりに広すぎる場合、契約の有効性自体を否定される場合もあります。したがって、秘密保持契約においては、秘密情報をできるかぎり具体的に明示することが大切です。

秘密情報を具体的に明示するために、秘密情報の定義については、例えば紙媒体の場合は「社外秘などと秘密である旨が明記されている情報」とすることや、データなど電子記録媒体の場合は「パスワードが付与されている情報」とすることが考えられます。

2.罰則規定も大切

秘密保持契約に罰則規定を設けることも非常に大切です。秘密情報の社外への持ち出しや目的外の使用を禁止する義務を規定しても、罰則規定が存在しないと抑止効果がなくなってしまうからです。したがって、秘密保持契約には、「違反が認められた際は損害賠償請求を求める」場合があることを明記しておくとよいでしょう。

就業規則に記載すべき秘密保持義務と競業避止義務

1.就業規則に記載すべき内容

前述のとおり、秘密保持契約に罰則規定を設けることは大切です。もっとも、秘密保持義務に違反した従業員に対し、実際に懲戒解雇などの処分を行う場合は、懲戒解雇事由として「秘密保持義務違反が含まれる」ことを就業規則に明記する必要があります（労働基準法第89条９号）。
また、情報漏洩の疑いが認められた際に、社員のメールのモニタリングやアクセスログの確認を行うことができるようにするには、予め就業規則に明記しておくことが必要です。

加えて、従業員がヘッドハンティングを受けるなどして競合他社へ転職する場合、退職時に秘密保持契約書の提出を求めても拒否される可能性があります。そのようなリスクを想定し、秘密保持契約書の提出条項として、会社が必要と認める場合は秘密保持契約書の締結や誓約書の提出を求めることができる旨も明記しておくとよいでしょう。

2. 退職時の競業避止義務

退職後の競業避止義務については前述のとおり、従業員の地位などにより個別に合理性が判断されるため、就業規則で一律に規定するのは難しいものの、就業規則にも一般的な競業避止義務規定を含めておくことが望ましいです。
経済産業省が公開している「秘密情報の保護ハンドブック〜企業価値向上に向けて〜」の「参考資料2　各種契約書等の参考例」では、競業避止義務規定について以下のように記載されています。

競業避止義務については、「ただし、会社が従業員と個別に競業避止義務について契約を締結した場合には、当該契約によるものとすること。」などとした上で、別途退職時に誓約書等で個別合意をすることが望ましいでしょう。

つまり、就業規則において退職後にも競業避止義務を負う場合がある旨、退職の際には秘密保持契約の締結を求める旨を記載しつつ、退職時に実際に秘密保持契約を締結するのが最も望ましい形といえます。
上記の資料には、退職後の競業避止義務や秘密情報管理に関する就業規則の記載例や留意点などが記載されていますので、参考にすると良いでしょう。

「秘密情報の保護ハンドブック〜企業価値向上に向けて〜」の「参考資料2　各種契約書等の参考例」

従業員と秘密保持契約を締結する際の留意点

従業員と秘密保持契約を締結する際、特に注意しておきたい点について説明します。

1.内容について説明すること

従業員と秘密保持契約を締結する際には、秘密保持契約の内容について口頭で説明し、本人に理解してもらった上で契約を締結することが必要です。本人が内容を理解していないと、自身が秘密保持義務を負っていることを知らずに業務を行うことになり、契約を締結する意味が無くなるためです。また、従業員の入社時は提出書類が多いため、契約書の内容をほとんど読まずに提出される可能性があり、注意が必要です。
特に秘密情報の定義、外部への持ち出しや目的外の使用の禁止、罰則規定については口頭でしっかり説明して理解を促しましょう。従業員一人ひとりが秘密保持義務について認識することが、秘密情報漏洩を未然に防ぐことにつながります。

2.契約締結を強制しないこと

入社時や在職中に秘密保持契約書の提出を求めた場合、拒否されることはほとんどありません。もっとも、退職時においては、退職する従業員が競合他社への転職が既に決まっている場合、秘密保持契約の締結を拒否される可能性もあります。拒否された場合、「就業規則で定められているので、絶対に提出してください」などと強制的に提出を求めてはいけません。就業規則に秘密保持契約書の提出条項が規定されていたとしても、契約の締結は本人の自由です。本人の意思に反した契約は法的に無効と判断される可能性が高いので注意しましょう。