覚書のフォーマット（テンプレート） 覚書の概要や記載例も解説
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そもそも覚書とは
覚書とは、当事者間の合意事項を文書にしたものです。当事者は、覚書に記載された内容の権利義務を有することとなります。
このため覚書は、広く当事者間で何らかの合意が形成された場面において作成されるものといえます。
典型的には、「基本合意書」といった、契約締結までの合意事項を確認する場面や、すでに成立した契約の特に一部を補足・変更するのにつき合意される場面が想定されます。
他にも、トラブル解決のための「示談書」として作成されることや、将来的な紛争を未然に防ぐために作成されることもあります。
このように、覚書は、当事者間で成立した合意内容を証明する文書であるとともに、当事者間の紛争を解決・防止する機能を持つといえます。
覚書と契約書・念書との違い
覚書と似たものとして、「契約書」、「念書」があります。
これらと覚書とは、どのような点で異なるのでしょうか。
「契約書」も、当事者間の合意内容を文書にしたもので、文書に記載された権利義務が生じるという点で、覚書と異なりません。
実務上、基本となる法律関係を具体的かつ網羅的に定める場合には「契約書」が、契約書により生じた法律関係に関連して個別的に定めをする場合には「覚書」が使用されるという区別はあるようです。
文書管理上は、このように使い分けるのも有効です。
これに対し、「念書」は、作成当事者側の約束する事項のみが記載されます。他方で、その相手方となる当事者には、念書に基づき義務が生じることはありません。
その意味で、念書は、覚書と異なり一方的な内容であるといえるでしょう。
覚書に記載する内容
覚書には、当事者間での具体的な合意内容を示す「条項」が記載されます。
このほか、覚書の「表題」、当事者やその内容を特定し、その覚書が締結されるに至った経緯を記載する「前文」、当事者間で合意が成立した事実や作成通数を明記する「後文」が記載されます。
また、覚書の作成年月日や、当事者の表示（署名／記名捺印）も記載されます。
覚書に収入印紙は必要か？
覚書については、印紙税法上の課税文書に該当する場合には、収入印紙の貼付が必要となります。
収入印紙の貼付が必要となる課税文書の代表例は、以下のとおりです。
- 不動産、鉱業権、無体財産権、船舶もしくは航空機または営業の譲渡に関する契約書（例：不動産売買契約書）
- 地上権または土地の賃借権の設定または譲渡に関する契約書（例：土地賃貸借契約書）
- 消費貸借に関する契約書（例：金銭消費貸借契約書）
- 運送に関する契約書（傭船契約書を含む）
- 請負に関する契約書（例：工事請負契約書、物品加工注文請書）
- 継続的取引の基本となる契約書（ただし、契約期間が３か月以内で、かつ更新の定めがないものを除く）（例：売買取引基本契約書、代理店契約書、業務委託契約書）
- 売上代金に係る／それ以外の金銭または有価証券の受取書（例：領収書）
覚書の「甲」「乙」の使い方
通常、覚書や契約書では、当事者を「甲」「乙」と略記します。
この表記は法律上の義務ではありませんが、これにより、特に会社の場合に正式名称を都度記載しなくてよいので便宜です。
「甲」「乙」の使い分けに明確な決まりはないですが、一般に顧客や委託者等、何かをしてもらう側を「甲」、事業者や受託者等、何かをする側を当事者を「乙」と表記することが多いようです。
また、契約書を作成した方を「甲」、他方を「乙」と呼称することもあります。
覚書のフォーマット（テンプレート）
以下では、覚書の典型的な例を、個人向けの場面と法人向けの場面とで、それぞれ記載例を添えつつご紹介致します。
個人向けの覚書
個人向けの覚書の大まかなレイアウトは、以下のとおりです。
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覚書
●●（以下、「甲」という。）と▲▲（以下、「乙」という。）は、下記のとおり合意する。 記
１．乙は、甲に対し、●●。 以上
本覚書を証するために、本書２通を作成し、甲乙両者が署名押印の上、各１通ずつ保有するものとする。 令和●●年●●月●●日 甲
住所 氏名 ㊞ 乙 住所 氏名 ㊞ |
個人間での覚書は、①覚書の表題、②前文、③条項（本文）、④後文、⑤日付・署名押印の各項目で構成されます。
表題については、端的に「覚書」だけでも良いですが、何に関する覚書か（例：「●●賃貸借契約に関する覚書」）も記載するとより明瞭でしょう。
法人向けの覚書
法人向けの場合、「甲」「乙」の欄が若干異なります。
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覚書
●●（以下、「甲」という。）と▲▲（以下、「乙」という。）は、下記のとおり合意する。 記
１．乙は、甲に対し、●●。 以上
本覚書を証するために、本書２通を作成し、甲乙両者が署名押印の上、各１通ずつ保有するものとする。 令和●●年●●月●●日 甲
本店所在地 法人名 代表者名 ㊞ 乙 本店所在地 法人名 代表者名 ㊞ |
法人向けの場合も、個人向けの場合と大きくは異なりませんが、法人の場合、法人の代表権を有するものが実働して覚書の締結作業を行うことから、事業者名（会社名）と代表者名（代表取締役等）を併記することが多いです。
覚書の記載例
実際の覚書の記載方法は以下のとおりです。
（記載例）
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覚書
株式会社東京スタートアップ（以下、「甲」という。）とTOKYO STARTUP株式会社（以下、「乙」という。）は、売買契約書（以下、「原契約」という。）下記のとおり合意する。 記
１．甲及び乙は、原契約に係る商品の引渡期日を以下のとおり変更する。 以上
本覚書を証するために、本書２通を作成し、甲乙両者が署名押印の上、各１通ずつ保有するものとする。 令和９９年１１月１１日 甲
本店所在地 東京都●●区●●町●●● 法人名 株式会社東京スタートアップ 代表者名 甲 野 太 郎 ㊞ 乙 本店所在地 大阪府●●市●●町●●● 法人名 TOKYO STARTUP株式会社 代表者名 乙 野 次 郎 ㊞ |
記載例のように、契約書の内容の一部を変更するために覚書を作成する場合には、覚書に記載されなかった事項の取扱いにつき疑義が生じないように、最後の条項に、従前の契約書の記載事項が維持されることを記載するのが有益です。
まとめ
一度契約書を調印しても、その後の事情で変更を余儀なくされることも、ビジネスではしばしばです。
その都度新たに契約書を調印しなおすのにかかる様々なコストを、覚書を適切に用いることで回避し、機動的に契約関係に対応することが可能になります。
以上でご紹介した覚書の実例や、作成における注意点等を理解して覚書を活用すれば、より広いビジネスチャンスに対応できたり、契約上のトラブルにもより迅速に対応できたりする可能性が高まることでしょう。
- 得意分野
- 企業法務（人事労務）
- プロフィール
- 大阪府出身 京都大学法学部 卒業 同大学法科大学院 修了 弁護士登録 大阪市内の法律事務所勤務 東京スタートアップ法律事務所 入所
