覚書とは？契約書・念書との違いや必要なケース、作成方法を徹底解説
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記事目次
覚書とは何か
「覚書」とは当事者同士が合意した内容を書面にしたものを指します。
契約書と同様に当事者間で合意した内容を明確にし、また忘れないために作成するものです。
覚書は、当事者の意思表示を内容とするものであるため、契約書の一つとも考えられますが、実務上は、契約書とは別に契約書に関する補足的な合意等を覚書として書面に残しておくことが多いといえます。
覚書と契約書の違いとは
覚書と契約書の違いについてですが、どちらも当事者間が合意した内容を明確にするため、また忘れないようにするために作成する文書であり、その法的な効力も基本的には同じといえます。
覚書と契約書の使い分けは、慣習的な側面が強く、当事者間で基本となる合意内容についてまとめた書面には契約書というタイトルが用いられることが多く、それを補足したり、契約に関して事後的に追加で合意した事項を書面にする場合には覚書というタイトルを使用することが多いようです。
覚書と契約書の効力の違い
実務上は、取引先との重要な取り決め等については、契約書というタイトルで書面を作成することが多く、必要な社内決済等の社内手続きも契約書と覚書で異なる会社もあるようです。
もっとも、タイトルを契約書にするか覚書にするかによって、記載されている合意内容を証明する効力に基本的には変化はないことから、いずれのタイトルを使用しているかによって法的な効力が変わることは基本的にありません。
実務上、契約書で合意の大枠を定めておき、詳細については個別に決定し、覚書を作成するという場合がございます。
この場合、契約書の記載と覚書の記載に矛盾が生じる可能性がございますが、あらかじめ契約書で定めた事項について詳細を追って合意し覚書等を作成することを予定している場合には、契約書において覚書の記載と矛盾が生じた場合にどちらの規定が優先するかを規定しておくことが一般的といえます。
この場合には、結果として覚書と契約書の法的効力に優劣が生じます。
覚書と念書との違いは
ここでは、覚書と念書の違いについて、説明していきます。
前述の通り、契約書とは、当事者の合意の内容を明確にしたり、合意内容を忘れないようにするために作成する文書であり、その意味で覚書と念書は、いずれも契約書の一種であるといえます。
しかし、念書は一方当事者の意思表示のみを記載することが多く、それに対する他方当事者の承諾の意思表示は記載されないのが一般的です。
実務上は一方当事者が、他方当事者に対して約束する事項を記載したり、申込の内容を記載したりして用いられます。
覚書の締結が必要となるケース
それでは、覚書はどのような場面で締結する必要があるのでしょうか。
ここでは覚書の締結が必要な場面について見ていきましょう。
1. 契約に付随して合意をしておく必要がある場合
覚書の締結が必要となる場合としてまず考えられるのが、契約を補充する場合です。
実務上は、取引の大枠は決まっているものの、取引の具体的な条件や段取り等については定まらない状態で取引が開始されることがあり、その際に取り急ぎその時点で決まっている大枠について契約書にまとめ、細かい取引条件や付随的な取り決めについて、補足で合意する場合があります。
また、契約を締結して取引をする中で、契約書で定めた事項について調整の必要が生じ、事後的に取引条件を追加で合意する場合があります。
これらの場合には、覚書を作成し、合意内容を明確にしておく必要があるといえます。
2. 契約を締結する前に必要な合意事項がある場合
相手方と取引をすること自体は決まったものの、契約の内容が定まらない場合に契約条件の交渉に入る前に契約内容の交渉に際して秘密情報の取り扱いや協議をする上での共通認識を覚書にまとめる場合があります。
契約締結の前提として、情報開示が要求される場合や当事者の契約の目的からして契約締結をする期限があるような場合には、契約締結前に事前に覚書を作成し、契約締結前の合意事項について明確にしておく必要があるといえます。
3. 契約内容について変更する必要が生じた場合
実務上は、契約締結後に契約内容について変更が必要になることが少なくないといえます。
例えば、契約を締結し、取引を一定期間していたところ、トラブルが生じ、同じトラブルを起こさないために契約に関して新たなルールを定めることになった場合や、事情の変更があり契約で定めた取引条件を修正する必要が生じた場合、契約締結後に補足で合意する事項が発生した場合に当事者間で覚書を作成しておくことが必要であるといえます。
覚書の作成方法と記入事項
覚書は契約書と同様に記載すべき事項が漏れていると効力を否定されるリスクがあります。
ここでは覚書の記載事項について見ていきましょう。
フォーマット
覚書の作成について、有効と認められるために必要な形式等はありません。
契約書と同様に当事者がどのような意思を持って作成したのかが明確にかつ画一的に読み取れるものであれば、必要最低限の記載はされているものといえます。
そして、これに加えて、作成者の署名または押印があることでその証拠能力は高まります。
また、合意内容の記載の仕方により、後にトラブルが生じるリスクを低減することが可能です。
本文
覚書は、本文に相手方と合意した内容を記載します。
既に契約書を締結済みであり、その補足事項を合意する場合には、いつ締結したどのような契約書であるかを締結日及び契約書名で特定し、その契約書のどの条項に関して、どのような補足的な合意をするのかを記載します。
記載方法に関しては、契約書と同様に後に紛争のもとにならないように誤解が生じないような一義的な記載にする必要がございます。
署名押印
契約書と同様に覚書の効力を持たせるには、当事者双方の署名押印が必要となります。
民事訴訟法上、契約書等の意思表示がなされている文章について、その文章の成立の真正が認定されれば、その文章に記載されている意思表示が認定されるため、覚書における署名または押印は法律上極めて重要な意味を持ちます。
日付
覚書の作成日の記載は、後に覚書で定めた事項に関連して紛争が生じた場合に重要となることがあります。
例えば、契約書について何度も覚書を締結しているケースでは、覚書により契約内容が何度も変更されていて、問題が起きた時点でどの内容の契約が適用されるのかが争点になることがございます。
この場合には、覚書の日付の記載が重要になります。
覚書に収入印紙は必要？
前述の通り、覚書も契約書の一種であるため、その内容から印紙税の課税対象文書に該当する場合には収入印紙が必要になります。
そのため、契約書で作成した場合に課税対象文書に該当する内容を覚書にする場合には、契約書同様に収入印紙を貼付し、消印を施す必要があります。
なお、覚書を電子契約で作成する場合やPDFで送付するに過ぎない場合には課税文書の作成には該当しないため、収入印紙は不要となると考えます。
覚書の作成を弁護士に依頼するメリット
ここまで覚書の作成方法等について見てきましたが、覚書も契約書の一種であることから弁護士に作成を依頼することで様々なメリットがあるといえます。
ここでは弁護士に覚書の作成を依頼する場合のメリットを紹介いたします。
1. 紛争を生みにくい覚書を作成することができる
覚書は当事者の合意内容を記載するものですが、この記載が曖昧な場合や、複数の解釈が生じてしまう記載がされている場合には、せっかく覚書を作成しても、その記載の意味を巡って争いが生じる場合がございます。
弁護士が覚書を作成する際には、誤解を招く表現がないか等を慎重に検討した上で作成していきます。
そのため、弁護士に依頼することで紛争を生みにくい覚書を作成することができると考えます。
2. 訴訟になった場合に不利にならないようにあらかじめリスクチェックをしておくことができる
弁護士は、覚書を作成するあたり、誤解を招くような曖昧な表現を用いずに作成するだけでなく、訴訟になった場合に裁判所がどのような認定をするだろうかということも考え、不利になる可能性のある条項はないかを検討しながら覚書を作成します。
そのため、弁護士に覚書の作成を依頼することで、訴訟になった場合に期待した効力を発揮する覚書を作成することができるといえます。
3. 関連リスクが発見できる場合がある
弁護士は覚書の作成を依頼された場合に、当該依頼の概要を聞いた上で、もととなる契約書がある場合には、その契約書、相手方との従前の経緯がある場合にはその経緯を確認した上で覚書を作成してまいります。
そのため、覚書に記載したい合意内容だけでなく、それに関連するやりとりや取り決めについての法的なリスクを発見できる場合がございます。
覚書に関する注意点
実務上、覚書は契約書より手軽なイメージで用いられることが多いですが、覚書も契約書の一つであり、訴訟になった場合には重要な証拠となる可能性のある書面であるため、その作成については慎重に行う必要があるといえます。
契約書の作成については、弁護士に依頼したが、覚書については弁護士を通さずに作成するということもあると思いますが、覚書は契約書と同様の効力を有するものであるため、覚書の記載と契約書の記載が矛盾する場合には、弁護士が作成した契約書も期待した効果が発揮できないことがあるため、覚書の作成についても弁護士に依頼するのが良いといえます。
もっとも、覚書の作成は契約書の作成から期間が開くこともあり、また変更内容も些細な点であることが多く定期的に相談できる弁護士がいない場合には、覚書の作成を弁護士に依頼するのは現実的には難しいといえます。
最近では、顧問料を安価に設定している法律事務所も多いことから、契約書の作成を単発で依頼するのではなく、その後の覚書の作成も含めて作成を依頼できるように顧問弁護士を設定しておくのも良いでしょう。
まとめ
この記事では、覚書について一般的な意味から、契約書との違い、作成における注意点、弁護士に覚書の作成を依頼するメリットについて説明してまいりました。
覚書は、実務上は契約書と区別されたイメージを持っておられる方が多いかもしれませんが、法的には契約書と同様の効力を持つ書面であり、その作成における注意点についても契約書と共通する点が多く、覚書の作成については専門家である弁護士へ依頼することをおすすめいたします。
- 得意分野
- ガバナンス関連、各種業法対応、社内セミナーなど企業法務
- プロフィール
- 埼玉県出身 明治大学法学部 卒業 早稲田大学大学院法務研究科 修了 弁護士登録 都内法律事務所 入所 東京スタートアップ法律事務所 入所
