クレーマー対応は弁護士に相談｜理不尽な要求を排除する方法や顧問費用を解説
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顧客やユーザーからのクレームは、対応に苦慮する悩みの一つではないでしょうか。
会社側に非がある場合など、正当なクレームについては真摯に対応し、商品やサービスの改善につなげていくべきですが、悪質で理不尽なクレームも少なくありません。昨今は、会社の対応がすぐにSNSにアップされ、会社が気付いた時には情報が拡散されて企業イメージの低下や二次被害を招いて企業活動が停滞する恐れもあります。
クレーマーへの対応を誤ると誤情報が広がる、企業の信頼リスクを招く等の危険性もあるので、対応は、しかるべき根拠に基づいて毅然と行うことが求められます。今回は、理不尽なクレームに適切に対応し、不当な要求を排除するための対策について解説します。
クレーム対応が企業に及ぼす影響とは
2014年に発生した、インスタント麺「ペヤング」の異物混入事件を覚えている方もいらっしゃるかもしれません。混入していた異物の写真がTwitterで瞬時に拡散し、様々なニュースサイトに転載されて多くの人の知るところとなった上、製造元企業が翌日に商品を回収した際に投稿の削除を依頼し、「製造過程での異物混入は考えられない」とした当初の主張を翌週に覆し、生産自粛や販売休止に追い込まれたことから話題になりました。
ペヤングのケースは、当初からSNSで情報が拡散されたため一般的なクレームとは性質が異なりますが、クレーマーの態様は多様化しています。商品やサービスに言いがかりをつけて金品を要求する、自分の意見を通そうと説教を繰り返す、自らの正義感に基づいて企業批判を続ける、優位性を示そうと従業員に土下座などを要求するなど様々なタイプのクレームがあります。悪質なクレーマーには、1日に何度も電話をかけてくる、担当者以外との話し合いを拒否するなどの特徴があります。悪質なクレーマーへの対応は、特定の担当者に負担がかかりやすいことから、以下のようなリスクが生じる恐れがあります。
- 担当者のモチベーションの低下を招く
- 担当者の負担が増し、心身の不調を招く恐れがある
- 本来行うべき業務の時間がクレーム対応に割かれ、事業の遂行に支障が生じる
- クレーマーが企業側の対応をネットに公開するなどして、問題が拡散する
企業側の商品やサービスの問題が原因の正当なクレームであったとしても、初動対応のミスが企業イメージを低下させる恐れもあるため、クレーム問題は担当者に任せきりにせず、企業として対策を講じておく必要があります。
会社で起こりうる理不尽なクレームの事例
会社で起こりうるクレームは、製品やサービスの内容によって様々なケースが想定されます。
1．製品や商品に関するクレーム
食品や化粧品、衣料品など、製品や商品に関するクレームは少なからず発生します。食品への異物混入や、食品が傷んでいたケース、化粧品で皮膚トラブルを招いたケースや、家電製品の不具合などのクレームが考えられます。
異物混入については、事実関係の確認をした上で、保健所などと衛生面の対応を行います。化粧品に起因する皮膚トラブルでは、事実関係と因果関係に加え、成分表示などの確認が必要です。家電製品の不具合についてはいつ生じたものかを確認する必要があります。
いずれも、同じ製造工場や同じ製造時期の商品が大量に市場に出ているケースでは同様の被害が多くの消費者に生じることがあり、場合によっては莫大な損害賠償金が発生する可能性があるため、早急に対応し、報道の可能性やSNSで拡散するリスクの把握もあわせて行うことが大切です。
中には、購入した商品に虫や自分の髪の毛などを入れてSNSに拡散するなど、悪質なクレーマーも存在します。まずは、事実関係を確認した上で適切な対応を行うようにしましょう。
2．サービスに関するクレーム
サービスに関しては、教育関係、エステや美容医療など、サービスの内容によって生じるクレームが多様です。教育サービスのクレームとしては、モンスターペアレントに代表されるような、成績が悪化したとか特定の子供を贔屓しているなど根拠のないものが発生しがちです。エステや美容医療などでは、皮膚トラブルや身体の不調など重大なトラブルが生じるケースもあります。
教育サービスでは、不当なクレームが長引くことも多いので、前提として受講契約書や約款を整備し、弁護士などの専門家に任せることをお勧めします。エステや美容医療では、化粧品の皮膚トラブル同様結果によっては莫大な損害賠償リスクを負う可能性があります。疾患とサービスとの因果関係の認定には法律的な専門知識を要するため、早急に弁護士に相談するのがよいでしょう。
3．顧客対応に関するクレーム
長時間待たされた、接客態度が悪かったなど、顧客への対応に関する苦情も少なくありません。これらのクレームは、自分が顧客として大切に扱われていないという不満によるものもあるため、クレームを受けた際は可能な限り誠意を込めて対応することが大切です。
ただし、悪質なクレーマーの場合は、「誠意を見せろ」と怒鳴る、土下座を強要するなどエスカレートする可能性もあるため注意が必要です。
４．その他のクレーム
商品やサービスに関わらず、昨今は個人情報の漏えいに関するクレームも発生しています。インターネットサービスや通販サイトにおける消費者からのクレームに対し、その初動対応を誤ると、トラブルがネットで一気に拡散するリスクがあります。さらに、全国各地での集団訴訟につながるおそれもあるため注意が必要です。
個人情報の漏えいが発生した場合は、まずはその原因を明らかにし、ユーザーへの連絡と謝罪、事実の公表、監督官庁への報告が必要になります。また、二次被害を防ぐために、セキュリティ対策の厳格化などの対応も検討すべきでしょう。
理不尽なクレーマーに対して企業がとるべき8つの対応
会社側に非のない理不尽なクレームでも、放置すると事態が悪化して企業イメージの低下につながる恐れがあります。悪質なクレーマーに対して企業が取るべき対応を把握し、社内で共有しておくことが重要です。
1．事実を確認する
クレームを受けた場合には、そのクレームが正当なものか否か判断する必要があります。正当なクレームか悪質なクレームかの判断は、以下の基準を参考にしてください。
- 会社側にミスや不手際があったかどうか
- 会社側の不手際やミスによって、クレームを入れた側に損害が発生しているかどうか
- 上記のように損害が発生している場合、それを裏付ける証拠や合理性があるか
- クレームを入れる側の要求の内容や、求める対応の方法は妥当かどうか
上記の基準からクレームが正当なものであると判断できる場合は、会社の商品やサービスの在り方を見返す機会として積極的に対応し、損害が発生している場合は賠償も視野に対応していくことになります。
2．会話の内容を記録する
クレーマーとの会話の内容を記録しておくことも大切です。会話の日時や内容を書面に記録する方法もありますが、確実なのは録音です。電話の受付時に「サービス向上のため電話の内容を録音します」などメッセージが流れる機能を利用している会社もあるかもしれませんが、機能がない場合は、録音する際に録音することを相手に告げておきましょう。
クレーマーには、実際には会社側が話していない内容を「会社がこのように言った」など、会社の対応を自身に都合よく解釈して主張する傾向があります。事実を証明するためにも、対応の履歴を残しておくことが重要です。
3．複数人で対応する
悪質なクレーマーには、一人で対応してはいけません。一人で対応していると精神的に疲弊して、クレーム対応時の発言や判断にもミスが生じやすくなり、クレーマーに付け込まれるリスクが高まります。また、担当者の心身に不調をきたす恐れもあります。
クレーマーには複数人で対応することで、話す人と記録者を分けるなどして詳細な記録を取りやすくなり、担当者の精神的負担を分散させることも可能になります。
4．無理な要求に応じない
クレーマーの無理な要求に応じてはいけません。クレーマーの中には、その場で会社側の対応について即答することを求めて答えないと担当者をなじったり、脅迫まがいの発言をしたりする方もいます。特別に有利な対応や金品の要求をしてくるクレーマーには特に注意が必要です。要求に応じると、一部の客に不当な利益を供与したとして会社のコンプライアンスの問題につながります。昨今は、そのような利益供与や、実際の供与に至らなくても供与を約束するような会話の内容までもがSNSやネットで晒されることもあり、一時的なクレーム対応が他の顧客に伝わって会社の信頼失墜にもつながりかねません。
担当者としては、会社として意思決定する必要があるため自分の立場では回答できない、会社と協議して書面で回答する旨を伝えるなどして即答を回避するとよいでしょう。また、会社の方針や要求を受け入れるボーダーラインについて、社内で共有しておくことが重要です。
5．冷静な雰囲気を作り対等な立場を示す
クレームには、会社のサービスや商品に対する顧客のリアルな意見を聞く機会として、会社の経営資源に繋がる側面があります。正当なクレームに真摯に対応することにより、商品やサービスへの不満が原因で去っていくサイレントカスタマーを防ぐこともできます。
しかし、慎重な対応を心がけるあまりクレーマーに対してへりくだった態度をとると、かえって相手の態度を増長させる恐れがあります。クレーム対応の場面では、冷静に、対等な立場で話をするようにしましょう。「担当を変えろ」、「何日何時何分に必ず折り返しの電話をしろ」などという一方的な要求に応じる必要はありません。
また、すぐに損害賠償などのお金の話を持ち出すと、相手が要求をエスカレートさせる恐れがあります。損害賠償の支払いが必要な場合でも相場を確認し、相手に金額を提示させる方が、無駄な金額のつり上げを防ぎ、適切な交渉をすることができます。
6．個人の連絡先を教えない
クレーマーの中には、「謝罪に来い」、「謝罪文を書け」などと要求し、担当者の個人情報を求める方がいます。担当者名を名乗るのは通常ですが、個人の電話番号などを教えてはいけません。
クレームは、クレーマーと会社の問題です。たとえ、クレームの原因が会社や従業員側にあった場合でも謝罪に出向く、謝罪文を書く等の義務は会社にも従業員にもありません。また、クレームの原因が一従業員にあったとしても、クレーマーとの関係で個別に対応させるべきではありません。個人の連絡先をクレーマーに教えると、過度な要求を断れず脅迫まがいの被害にあうなど事態の悪化につながる可能性があるため注意が必要です。
そのような要求は毅然と断るとともに、クレームは当事者や担当者だけでなく会社で対応するものだということを社内全体の共通認識として周知徹底することが大切です。
7．警察への通報
顧客からのクレームを警察へ通報することに抵抗がある方もいらっしゃるかもしれません。しかし、会社の顧客であっても、悪質なクレーマーの行為には犯罪に該当するケースもあります。具体的には、脅迫罪・強要罪、しつこい連絡で業務に支障を来す威力業務妨害罪などが考えられます。クレーマーの犯罪行為を放置すると、クレームの要求が過大になるなど、通報されない安心感から態度を増長させる恐れがあります。警察に通報することにより、悪質なクレーマーに会社の本気度を示し、自制させる効果も期待できます。
8．法律専門家との連携
クレーマー対応の一環として弁護士と連携を取っておくと、いざというときに役立ちます。クレーマーとの会話を録音してもいいのか、クレーマーの行為が犯罪に当たらないか等の判断、言質を取られない反論など、法的な観点から的確なアドバイスを受けることができます。
また、クレーマーの中には、妙に法律知識を有している人や、誤った法律知識が正しいと信じて、それらしい根拠を示してくる人もいます。そのようなクレーマーに対しても、有資格者である弁護士の法的見解を確認しておくことで冷静な対応が可能になります。
さらに、クレーム対応が社内では手に負えない場合は、弁護士に依頼して対応してもらうことも可能です。会社としては、本来の業務に集中することができ、悪質なクレーマーに対しては訴訟も視野に入れた解決を任せられるというメリットがあります。
クレーマー対応の3つの注意点
クレーマーに対応するときは、以下のような点に注意をし、社内全体で共有しておきましょう。
1．電話口でのクレーム対応の注意点
クレーム電話に対応する際は、相手に共感する姿勢を示し、詳しく話を聞かせて欲しいなどと差し向けることで、相手が沈静化することがあります。また、複数人で対応し、状況に応じて担当者を変えることが功を奏す場合もあります。
電話口で担当者が安易に謝罪すると、クレーマーがその返事に付け込んで要求をエスカレートさせる可能性もあります。無理な要求に対しては、毅然とした態度をとることが大切です。
2．書面での回答を求められた場合の注意点
クレーマーの中には、企業に書面で回答を求めるケースがあります。書面の場合は内容が残るため、記載内容は最小限にして、相手に曲解されるリスクを防ぐ必要があります。
書面にはそれぞれの主張と交渉の経緯、企業の対応を記載します。これにより、企業が説明責任を果たしたことや、やり取りの経緯を証拠化できるので、後に裁判などに発展した場合に有効な証拠として利用することが可能です。反面、「誠実に対応した」等の抽象的な表現は相手に付け込まれる可能性があるので避けるべきです。
書面は単独で作成せず、複数人の目を通すか、弁護士のチェックを受けて慎重に作成しましょう。
3．「弁護士の知り合いがいる」と言われた場合の注意点
クレーマーが「弁護士の知り合いがいる」など言い、自分の主張が正当であり、いつでも法的対応ができるようなそぶりを示すケースがあります。弁護士がついていると聞くと心配になるかもしれませんが、焦ることはありません。
まず、相手に弁護士の知り合いがいるからといって、相手の主張が正しいわけではなく、相手が有利な立場になるとは限りません。むしろ相手に弁護士が付くと、企業はクレーマー本人ではなく、代理人である弁護士と交渉できるので、冷静な対応が可能になります。交渉だけで解決するケースも多いですし、裁判になっても相手が勝つとは限りません。
また、弁護士がついていると言っても実際は依頼していないケースも多いので、弁護士の名前や法律事務所を確認しましょう。名前が分かれば、「ひまわりサーチ」というサイトで、弁護士の所属なども調べることができます。
ただし、本当に相手が弁護士を付けた場合は、企業側も弁護士を依頼することをお勧めします。法律の専門家である弁護士同士の交渉の方が、法的に妥当な内容で迅速な解決が望めることが多いでしょう。
4．クレームに備えてやっておくべきこと
クレームは、いつ発生するか予測がつきません。企業がクレームを受けた場合、そのクレームが正当なものか悪質なものかを見抜き、適切な初期対応を行うことが非常に重要です。具体的には、担当者の対応でクレーマーをさらに怒らせる、要求をエスカレートさせる等の二次被害を防ぎ、企業の信用リスクの低下を回避することが必要です。
そのためには、まず、企業内でクレーム対応のマニュアルを整備しましょう。クレームが発生した場合のフローと担当者を決め、受けたクレームの内容と対応をデータ化するなどして、社内で共有できるようにします。同時に、現場の従業員やクレーム担当者の教育や研修を行い、いざというときに対応できるようにトレーニングをしておきましょう。
また、悪質なクレームに対して迅速に相談できる、弁護士等の専門家との協力体制もあわせて整えておくことをお勧めします。
クレーム対応を弁護士に相談・依頼するメリット
クレーム対応を弁護士に相談・依頼するメリットとして、以下のような点が挙げられます。
- 対応を弁護士に任せて本来の業務に集中できること
- クレーマーの不当な要求に対して法的に正しい反論ができること
- クレームによる法的トラブルの最終的な解決ができること
- 社内体制を整えてクレームによるトラブルの再発防止策を講じられること
それぞれのメリットについて具体的に説明します。
本来の業務に集中できる
悪質なクレーマーから、長い時間、執拗に責められると、担当者は精神的に疲弊します。また、無駄に長い時間を費やすことにより、本来行うべき業務に支障が生じます。
悪質なクレーマーへの対応を弁護士に任せることができれば、現場の担当者は、悪質なクレーマーであると判断した時点で対応を打ち切り、弁護士に引き継ぐことができるため、精神的な負担が減り、本来行うべき業務に集中することが可能になります。
法的に正しい反論ができる
正当な理由なく金銭を要求する、自宅を訪問して謝罪することを求めるなど、不当な要求をする悪質なクレーマーも存在します。「すぐに支払わなければ、SNSで拡散してやる」などと脅されるケースもあるようですが、そのような場合でも、慌てて要求に従うのではなく、毅然とした態度で正しい対応を行うことが大切です。
不当な要求に対する対処法について弁護士に相談することにより、法的に正しい反論を行うことができるようになります。
法的トラブルの最終的な解決ができる
悪質なクレーマーによる迷惑行為が、脅迫罪、強要罪、威力業務妨害罪などの刑法上の犯罪に該当する場合もあります。例えば、「すぐに迷惑料を支払わないと、Twitterで拡散してやるからな」などと脅して金銭を要求した場合は脅迫罪が成立する可能性が高いです。
クレーマーから迷惑行為を受けた際、弁護士に相談することにより、どのような犯罪に該当する可能性があるのかを的確に判断することができます。また、どのような証拠を集めて、どのような法的手続をとるべきか、適切に判断して実行することも可能です。
再発防止策を講じられる
悪質なクレームによるトラブルが発生した際、再発防止策を講じることは非常に重要です。
トラブルが発生した要因を分析し、同様のトラブルが発生した際に、どのように対処すべきかをマニュアル化し、関係者全員で共有するとよいでしょう。
また、弁護士に相談しながら、クレーム対応手順をまとめて、組織的に対応できる体制を構築しておくことにより、悪質なクレームに対して全ての担当者が適切に対処することが可能となります。
クレーム対応を弁護士に依頼するデメリット
一方で、弁護士に相談するデメリットとしては、費用がかかることがあります。弁護士に法律相談をする目安は、1時間1万円です。また、クレーム対応に随時相談できるように継続的に依頼する場合は、会社の顧問を依頼すると安心です。顧問弁護士の費用は、会社の規模や顧問料の範囲内で受けられるサポートの内容により大きく異なりますが、一般的な相場は月額5万円～30万円程度です。
まとめ
今回は、企業がクレーマーに対応する際の方法について解説しました。
正当なクレームは、商品やサービスの改善につながる一方、悪質なクレームが企業に及ぼす悪影響は甚大です。また、昨今のSNS利用の拡大で、クレーム対応に関するトラブルが拡散して事態を悪化させるリスクも高まっています。
東京スタートアップ法律事務所では、豊富な企業法務の経験に基づき、多様なクレームへの対応や対策を行っております。また、クレーム対応に備えた社内マニュアルの整備や、クレームが訴訟に発展しそうな場合の交渉や法廷対応など、全面的なサポートを行うことが可能です。クレーム対応でのお悩みや相談等がございましたら、お気軽にご連絡いただければと思います。
